大仕事？！やっと終了！

私の初めての大仕事が、先週やっと終わりました！

大仕事と言っていいか分からないけど、私にとっては大仕事。部署のヨーロッパ・中東全体会議（3日間）の事務局です。 会議の事務局と言うと大したことないじゃんと聞こえるかもしれませんが、これがほんとに大変だった！外国人の私が外国で外国人を取り仕切る訳だから分かんないこと続出。でも日本人のきめ細かさでどうにか乗り切ることが出来ました。

参加者はベルギー&各国から約40人。この企画は、入社直後からすぐ始めたので全く人のことが分からないし、みんなの名前の読み方が難し過ぎて、顔と名前と役職を一致させるのにはかなり苦労しました。でもこの企画を通して、全員のことを知れたのはとてもいい収穫。

備忘録も兼ねて、会議の設定について書いておこうと思います。

まず日程を決定。全員にアンケートを取って参加者が多い日を3日間確定。もちろんみんなすぐに返事はくれないし、日程も決まったと思ったら変わったり。ほんとみんな日本人と比べてなんて適当なんだ！と何度も発狂しそうになりました。 

次は場所選び。首都のブリュッセルがいいか郊外がいいか。そして場所が決まったら次は会場選び。いろんなホテルに連絡して、日程、予算、会議室、必要な機材があるか、などを確認していきます。 一人ひとりいろんな国からバラバラの時間に到着するので、到着時間を確認し、タクシーの予約、車で来る人は駐車場の予約などやることは盛りだくさん。しかも急な変更も当たり前。 これも途中で投げ出したくなりそうなくらいの変更の多さ。

そしてディナーの設定。レストランの選択から参加者のアレルギーや食べれないものの確認（ベジタリアンやグルテンアレルギーなどこっちでは多い）、メニューの決定から予約まで。ほんとに予約が出来てるか心配で何度もレストランに確認の電話をしました。

もちろん、一番重要な会議スケジュールの作成と発表者との資料確認もやっていきます。急な変更で来れなくなったら電話会議を設定。でも大人数の会議で失敗は許されないので、一人で何度も接続やスピーカーを確認しました。機械オンチな上にパソコンも英語だし良く分からなかったりします。ミーティングは往々にして長引くので電話会議の向こう側の人には逐一状況をシェアしてスタンバイしてもらいます。おかげで会議は全然聞けませんでした（苦笑）  。

最後はイベント作り。チームビルディングのイベントをどうするか考えていきます。海外では会社のイベントでゲームをしてアイスブレイキングをするのは結構メジャーなことなのです。これはかなり骨の折れる仕事でした。イベント会社にお願いするのですが、どんな会社があるのかを、どうやって調べたらいいかさえも分からない。とにかくGoogleで「ベルギー　チームビルディング　イベント」などというキーワードを入れて調べていきます。ホームページは英語のところもありますが、フランス語かオランダ語しかないところもあり解読するのも一苦労。

大体どんなイベントがあるか分かってきたら上司の意向を確認しますが、基本的に私に一任でした。年に一度くらいしか顔を合わせない、国籍の違う同僚がどうやったら仲良くなれるか、色々悩んだ結果、「チーム対抗ブリュッセル探検ゲーム」に決定しました。ちなみに他に検討したのは、脱出ゲーム、ワインテイスティングレッスン、チョコレート作り体験、笑いヨガ、など。

結果、ブリュッセル探検ゲームは大好評で、私自身もとても楽しめました。天気が心配でしたが、ベルギーにしては珍しく超快晴。晴れ女の本領発揮でした（笑） 

ゲームがとっても面白かったのでちょっと詳しく記載しておきます。ちなみに私が使ったのはこの会社です。

こういう探検型ゲームはこっちでは結構メジャー。方法としてはチームに一つタブレットが配られ、タブレット上の地図を辿りながらブリュッセルのスポットを巡って行きます。いわゆる宝探しゲーム（現代版で超ハイテク）です。各スポットにはお題があって、例えばクイズが出たり、みんなで力を合わせて何かをしたり、面白い写真を撮ったり、ビールを飲んだりします。クイズの正解数と、面白い写真を撮れたり、クリエイティブなことが出来たチームが優勝です。

とてもハイテクなゲームで、各チームの点数や写真をリアルタイムで確認出来たりして競争心を掻き立てられます。時代の変化を感じますね…。

色々書きましたが、このイベントを通して思ったことは、無駄なことは何もない、ということ。例えば、ビールのこととか一生懸命調べて、何やってんだか私は、と思ったりすることもありましたが、今回のチームビルディングではビール関連の問題が偶然にも4問出題され（ビールの色はどうやって決まるか、ビールの水分含有率は、ビールのアルコール度数はどうやって決まるか、ブリュッセルにあるビアカフェ「Toone」とはどういう意味か）、私が全問正解、チームに貢献することができました。ほんとによかった… 。これ以外のクイズは全然分からなかったので(笑)

もちろんこれだけでなく、一人一人にきめ細やかな対応をすることで信頼関係も築けたと思います。

3日間のミーティングの後には、みんなから沢山の祝福とありがとうを貰いました。去年までのミーティングはカオスだったけど、君のオーガナイズは素晴らしかったよ、と。たかがミーティングの手配、でも、されど、です。言葉の面でのハンデはあるけど、努力でカバー出来ると思った瞬間でした。 今回のミーティングで、もっと英語が出来れば、と何度思ったことか。。

モチベーションを新たにまた頑張ろうと思います。

会議からの帰り道、ご機嫌でダウンタウンをお散歩。ブリュッセル名物のワッフルカー。

そしてビアカフェで一人祝賀会

最後はグランプラスで締め